Persiapan kegiatan ini dimulai enam minggu sebelumnya. Tim program bersama pengurus RT dan RW mendata ulang calon penerima, mensurvei lokasi, lalu membagi tugas untuk 36 relawan.
Pendataan ulang sengaja dilakukan meski daftar dari kelurahan sudah tersedia.Setiap nama dicocokkan langsung dengan kunjungan rumah dan fotokopi KK.
Dari pendataan sampai hari pelaksanaan
Relawan dibagi ke dalam enam regu. Setiap regu dipimpin satu koordinator yang sudah pernah ikut minimal dua kegiatan sebelumnya.
- 36 relawan terlibat, 14 di antaranya mahasiswa yang baru pertama kali ikut.
- Pendataan ulang dilakukan di 7 RW dalam 11 hari kerja.
- Laporan penggunaan dana diunggah paling lambat 30 hari setelah kegiatan.
“Ternyata dua minggu kemudian relawannya datang lagi, menanyakan apakah anak saya sudah bisa sekolah lagi.”
Yang masih perlu kami perbaiki
Antrean di meja registrasi sempat menumpuk pada satu jam pertama karena pengecekan berkas masih manual. Untuk kegiatan berikutnya, nomor antrean dibagikan sehari sebelumnya.
Langkah berikutnya
Tim program akan melakukan kunjungan pemantauan bulan depan. Hasilnya dimuat di halaman laporan dan dibacakan dalam pertemuan donatur triwulan.